【導入事例】経営管理に繋がる経理部本来の仕事ができる時間が増加。自動化の効果は業務効率化だけに留まらない。

「三方よし」の企業理念を掲げ、富裕層の方々を対象に資産形成及び資産保全のコンサルティングを行っている武蔵コーポレーション株式会社様と関連会社の武蔵コミュニティー株式会社様。収益物件の売買・仲介・管理業務に特化した事業を展開し、2005年の創業以来売上高は100億円を超え急成長されています。

 

新しいビジネスモデルを切り開き発展を続けている両社が、どのような経緯でsweeep導入に踏み切りITを活用されているのか、財務・会計部 部長の志田宏樹様と末長賢将様にオートメーションラボ代表の村山がお話をお伺いしました。

■ サマリー

 

<背景・課題・狙い>

 

 

  • コロナ感染拡大を受け、リモートで受取請求書の処理が行えるよう早急に体制を整える必要があった
  • 手入力での請求書の管理に工数がかかり、管理方法が属人化していた
  • 他部署から請求書についての問い合わせがあると保管しているキャビネットから原本を探さねばならず、手間と時間がかかっていた

<sweeep導入効果>

 

  • 請求書の原本を確認するための出社が不要になり、経理部のリモート化が推進された
  • 管理方法がsweeepに統一され、債務計上フローが標準化された
  • オンラインで請求書を検索できるため、他部署や社外からの問い合わせにもスムーズに対応できるようになった
  • レポート機能を使用することで財務面からの分析が容易になり、速やかに経営資料の作成ができるようになった

「不動産×金融」の資産全般に関わるコンサルティングで、ニッチなマーケットを狙い急成長

村山 毅(以下、村山) 不動産業界という括りの中ではありますが、収益用不動産を用いて資産運用のご提案をされているということで、金融という分野も大きく関わっていますよね。まずは御社の事業から教えて下さい。

 

財務・会計部部長 志田宏樹様(以下、志田様) 弊社のメイン事業の柱は収益用不動産の売買と管理の2本です。武蔵コーポレーション株式会社が不動産を購入し、投資商品として再生・販売を行い、売却後は関連会社の武蔵コミュニティー株式会社が賃貸経営のサポートを行っています。

 

収益用不動産で資産運用を専門に行う会社はそう多くありません。不動産分野の中でも中古物件はファイナンスが難しく、また税金面・資金調達面などの専門的な知識が求められるからです。

弊社は創業当初から収益用不動産に特化することで独自のノウハウを作り、金融機関とのパイプを構築してきました。そうして築いてきた取引実績によりファイナンスアレンジを得意としています。

 

トータルで資産形成を成功させることに重きをおいているのも弊社の特徴です。物件を販売したら終了ではなく、賃貸経営まで含めたサポートをしています。価格の調整やきめ細かい管理体制を敷くことで98%という高い入居率を実現し、おかげさまでオーナー様の高い評価を得ています。

 

現在、コロナ禍という特殊な状況もあってか、富裕層の方の投資意欲が高まってきています。昨年対比でいうと、相談件数は2倍に増え、注目が高まっていることを実感しています。収益用不動産に特化してきた専門的知識を強みとし、今後は新築事業や工事の外販といった分野にも拡大してきたいと思っています。

 

(写真左:末長賢将様 写真右:志田宏樹様)

経理部のリモート化の体制を整えることが喫緊の課題

村山 他企業が目をつけていなかった分野を切り開き、マーケットを作り出したんですね。実はsweeepもその点は似ています。sweeepを開発した2018年当時はどこも受取請求書の自動化のシステムを作っておらず、競合はいない状態でした。

しかし2020年になりコロナの感染が拡大するとリモートワークが推進され、多くの企業が同様のシステムが開発に乗り出しました。

 

志田様 弊社が請求書の自動化のシステムを探したのもやはりコロナがきっかけです。経理部全員が出社しなくても業務をまわせる体制を構築しようということになり、sweeepを始めいくつかのシステムを検討し始めました。

 

財務・会計部 末長賢将様(以下、末長様)当時は埼玉のさいたま支店にいる経理部スタッフが原本の確認のため月に1、2回東京本社に来社していました。緊急事態宣言が発令され移動が制限されていたので、早急にリモート化の構築が必要でしたね。

検討を進めるうち、解決したい課題がより明確に

村山 どの企業も営業部門と比較して、経理や総務などのバックオフィスのデジタル化に対しては後回しにしがちではありました。それがコロナという未曾有の事態で大きく転換しましたよね。リモート化以外にも解決したい課題はありましたか。

 

志田様 請求書の管理が属人化していたことと、紙で請求書を保管していたので問い合わせがあると探すのに手間と時間がかかっていたことですね。

 

不動産業界全体が抱える事情として、取引先の多くが電子化へ転換するのが難しいというのがあります。工事を行う工務店さんとしては、紙の請求書で送るほうが慣れているようで、弊社が受け取る請求書の99%は紙媒体です。

 

sweeep導入前は郵送で受け取った請求書の情報をエクセルに手入力をし、原本はバインダーに閉じて保管していました。エクセルでの管理はマクロを組んで出来る範囲で自動化をしていましたが、組んだ本人にしかわからない部分がありブラックボックス化していました。それは企業の継続性を考える上で大きなリスクであり、早く標準化しなければならないと思っていました。

 

紙での保管もどうにかしたいところでした。他部署から請求書を確認したいという連絡が来る度にキャビネットから原本を探していました。こういった時間が積み重なると能率が下がりますよね。経理部のパフォーマンスの向上を考える上でシステム化は必至でした。


村山 紙の請求書をパンチして、バインダーに通し、キャビネットに保管、問い合わせがきたらキャビネットから探す。その時間は1回につき10数分かもしれませんが、1ヶ月、1年というスパンで見ると大きな時間の損失ですね。

 

sweeepを選んだ理由は、ベンチャーが持つ柔軟性とスピード感を強く感じたから

村山 いくつかのシステムを検討されたようですが、どうしてsweeepを選んでいただいたのでしょう?


志田様 ベンチャーならではの柔軟性です。検討段階ですでに他のシステムよりも対応の早さが際立っていました。導入した後もその予見は間違っていなかったと思っています。こちらの質問や要望に対してすぐに反応してくれますし、リニューアルも速いですね。

OCRの精度にも大変満足しています。導入時の初期学習が終わった以降、請求書の読み取りに失敗する事象は発生していません。


村山 ありがとうございます。柔軟性とスピードは最も重視している姿勢ですので、そこに魅力を感じて頂けたのは光栄です。OCRの精度に関しても問題なくご利用頂けているようで安心しました。導入時に困ったことなどはありませんでしたか?


末長様 現場のスタッフがsweeepの操作に慣れるのには少し時間を要しました。システムが原因というよりも、今までやってきた作業方法を変えるということへの心理的な要因に依ることなのかもしれません。ただ、導入して2,3ヶ月もしたら操作にも慣れ、今ではすっかりsweeepを使いこなしています。

社内外との連携がスムーズになり、企業としての総合力を発揮できる体制が整った

村山 sweeep導入後、課題は解決できましたか?

 

志田様 リモート化の実現ができたことに加え、劇的に改善されたと実感するのは他部署からの問い合わせに即対応できるようになったことです。オンラインで請求書をすぐに検索できるのでここにかかる時間はほとんど意識しなくなりました。

 

 

末長様 原本を探す労力が削減されて喜んでいるのは現場だけでありません。税理士の先生からも「随分楽になった」という声も頂いています。結果として、締めは2営業日短縮できています。

 

使いやすいUIなので、誰でも業務をこなせるのもいいですよね。新しく入った人にもすぐに任せることができるので忙しい時期でも引き継ぎや説明に時間をとられません。社内外で連携がスムーズに進むようになり、総合的な力を発揮しやすい体制が整えられたと思います。

 

機能面で最も役立っているのはレポート機能です。どの業者に年間どれぐらい払っているのか一覧で見ることができるので債務状況を素早く把握し、経営資料を作りやすくなりました。定型的な仕事から解放され、本来経理部が担うべき役割、「数字を早くつかみ分析し経営のサポートを行うこと」に時間を傾けることができるようになりました。

 

経営的な判断をよりスピーディに行うために、もっとsweeepを活用していきたいし、今後の改善を楽しみにしている

村山 タイトなスケジュールの中で、ミスなく正確にレポートしなければならない経理部の負担は多大です。だからこそ定型的で自動化できる仕事はどんどんシステムに任せる必要がありますね。生産的な仕事の時間を以前よりも創出できるようになった、というお言葉は開発側としても非常に嬉しいです。

sweeepを使って1年ほど経ちますが、欲しい機能や期待することなどございましたらお聞かせ願えますか。

 

志田様 現在、関連会社をあわせた2社でsweeepを使用していますが、連結の数字を早く見ることができるようになると有り難いですね。

経営側からしたら、内訳を細かく見たいわけではなく、ある事業に対して会社全体でいくらかかっているのかを把握したいためです。その数字をパッと出せるようになると、会社として方向性を位置づける上での決断が早くなります。

 

村山 確かに、仰るとおりですね。それを解決する手段のひとつとしてタグ機能が考えられます。他の会社さんからも同様の要望を頂いておりますので、開発を進めているところです。

 

末長様 タグ機能があったら大変便利です!楽しみにしています。それと、弊社はまだ請求書の回収機能を使用していないので、活用しきれてないところがあると思います。各種機能のメリットや懸念すべき点についてもっとお聞きしたいですね。こうなったらいいな、こう使えるのかなといった小さい疑問を共有できる場があると助かります。

 

村山 はい、どんな些細なことでもお知らせください。より効果的な使い方をご提案できると思いますので、定期的に共有できる場を設け一層の機能改善に努めて参ります!

 

導入効果まとめ

Company Profile

武蔵コーポレーション株式会社

〒100-6229

東京都千代田区丸の内1-11-1

パシフィックセンチュリープレイス丸の内29階

 

https://www.musashi-corporation.com/

武蔵コミュニティー株式会社

〒100-6229

東京都千代田区丸の内1-11-1

パシフィックセンチュリープレイス丸の内29階

https://www.musashi-corporation.com/cs/

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