6ヶ月間で読取失敗わずか2回の「高精度OCR」により手作業から解放。海外在住でも「1人バックオフィス」が可能に。

人に紐づくリソース(人・物・金・情報・信用)の流通・循環を支援するプラットフォームを提供するZaPASS JAPAN 株式会社様。人や組織の自発性・主体性を引き出すコーチマッチング事業を初め、コーチングを学びたいビジネスマン向けのコーチング養成講座の提供、先進的な教育を実践している北欧やヨーロッパの情報発信、視察なども支援されています。今回は、バックオフィス責任者である木村様にsweeepを導入した経緯や効果、これからsweeepに期待することをお伺いしました。 

 

■ サマリー

 

<背景・課題・狙い>

 

  • 請求書の受け取りから振込みまで大部分を手作業で行っていた

  • 請求書ファイルのダウンロードやリネームなど、整理に多くの時間がかかっていた

  • 会計ソフトと振込サービスの2種類を使用していたため不都合が生じていた

 

<sweeep導入効果>

 

  • 溜まっていく請求書の処理が自動化され精神的ストレスから解放された

  • 仕訳と振込を1つのツールで処理できるため抜けや漏れが解消された

  • 網羅的に把握できるようになり未然にミスを防ぐ体制ができた 

 

 

オランダに在住されている木村さん、どのような経緯でZaPASSに入社されたのでしょうか。

オランダを訪れたZaPASSのCOO管からコーチング事業の話を聞き、バックオフィス担当として誘われたことがきっかけです。その分野での事業に大きな魅力を感じたのと、税理士としての自分のスキルを活かして組織づくりに関わりたいという思いもありジョインしました。当時はバックオフィス全般を見れる人がいなかったので、その担当者としては1人目ですね。

ZaPASS JAPANの本社は東京ですが、オランダにいてもオンラインで毎日メンバーとやり取りしているので特別な距離を感じずに仕事が出来ています。 

 

入社された当時は、どのように請求書の処理をされていたのでしょうか。

 
コーチング事業をしているので、受け取る請求書の大半は当社と契約しているコーチからです。自分がオランダにいるため紙の請求書が郵送で届くことはなく(笑)、Slackやメール経由で各コーチからPDFの請求書を受け取っていました。

それを一旦ローカルのフォルダにダウンロードし、後で検索しやすいようにファイル名を変え、処理が終わったら共有のストレージにアップロードしていました。

肝心の請求書処理としては、請求書を確認しながら会計ソフト(MoneyForward)に仕訳を入力し、当時使用していた振込代行サービスに請求書データをアップロードして振込みをし、振込完了したらMoneyForwardで計上する、という流れでした。

こういった作業を毎月手作業で行っていたのですが、コーチの人数が10人とか20人であればなんとか回せていたものの抱える人数が増えるにつれ、時間と手間がかかりもう限界だと。

 

手作業のうち、最も課題と感じていた作業はどこでしたか。

 

それは請求書ファイルの整理と保存作業の部分ですね。請求書のダウンロード、リネーム、アップロードといった単純作業に時間をかけることがストレスでした。単純なのに大事な作業なので、絶対に忘れたり漏れたりしてはいけないですし。

仕訳をきる際に振込みデータも確認していたので大きなミスはありませんでしたが、保存し忘れていた請求書を見つけてヒヤッとすることは何度かありました。そのたびに、とにかくこの手作業をやめて早く自動化したいと思っていました。

sweeepの導入で課題は解決されましたか?

「このメールアドレスに送ってください」と相手に伝えるだけで、あとは自動でそのメールに届いた請求書がsweeepに保管されていくというのが本当に嬉しいですね。作業時間と手間が減って嬉しいというのはもちろんのこと、パソコンを開くたびに溜まっていく請求書を見ては「やらなきゃ、やらなきゃ」と追い立てられるようなあの精神的な負担から解放されたのは大きいです。

今ではパソコンを開けばsweeepからの「処理完了」という自動通知が溜まるようになり、逆に安心感を覚えるようになりました。

また、レポート機能もよく使っています。一覧でチェックできるこの機能を使えば、いつもと違う箇所があった場合にすぐに気がつくことができるんですよね。当月だけ見ていたら気がつけなかったミスも、網羅的に見ることで未然に防ぐことができて心強いです。

ひとりバックオフィスなので正確性を担保しつつ効率化しなければなりません。そのため「仕組み化」することに重きをおいて仕事してきました。これまでGAS(Googls Aps Script)で自動化をする工夫もしてきましたが、それでも限界がありました。今回sweeepを導入したことで、かなりの部分で仕組み化が進みこれなら当分人員を増やさなくても回せるな、と思っています。

 

仕訳や振込みの作業においての自動化の効果はいかがでしょう?

 

仕訳の計上はMoneyForwardで手作業でして、振込みは代行サービスでするという2重管理が生み出す負担は数多くありました。代行サービスに振込みデータをアップロードする手間だけでなく、2つのツールを見比べて仕訳と振込にズレが生じていていないか検算をしなければなりませんでした。

また、振込日を変更したい場合などはやり取りが発生することもあり、通常と異なる処理は大変でした。そもそ代行サービスの口座に資金を預ける必要やそのために経過勘定の仕訳を入れるなど、複雑な手間が生じていました。

sweeepですと請求書のデータで仕訳も振込も自動で作成されるため、抜け漏れが生じることはありませんし、請求書を取り込んだ時点でどちらも処理が済んでいるので格段に効率化されています。読み込んだら即チェックから始められるので圧倒的に面倒な処理が減っていますね。

 

OCRの精度はいかがでしょうか?

 

大変満足しています。初めて取引する相手の請求書の場合はNewというマークが出るので気をつけてチェックするようにしていますが、すでに6ヶ月利用していますが今まで読み取れなかったのは1回か2回ぐらいでそれも特殊なケースの請求書のときだけでした。それも2回目以降をチェックすると問題なく読み取れていたので、読取精度に対しては全く心配していません。

 

今後sweeepに欲しい機能はありますか? 

 

今の機能で充分使いやすいのですが、出来れば将来的にバックオフィスの担当者が増えるときにsweeep上でチャットができると便利だなと思っています。また、レポート機能の並び替えができるとより見やすくなりますよね。

 

チャット機能の追加やレポート機能のアップデートは開発中ですので少々お待ち下さい!最後に、sweeepに期待することがあれば教えて下さい。 

 

sweeepの導入で劇的に作業が効率化され、経営戦略支援や事業分析などより注力すべき業務に割く時間が増えました。今後もさらなるアップデートを期待しています!

導入効果まとめ

Company Profile

ZaPASS JAPAN 株式会社

東京都千代田区平河町2-5-3 Nagatacho GRiD

https://zapass.co/

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