こんにちは。sweeep運営会社代表の村山です。先日11月30日にsweeepの電子帳簿保存法(スキャナ保存)対応機能がリリースされました。10月1日の同法改正を受け、完全なペーパレス化の促進するための受け皿を準備することを目的としています。当社でもこれを機に税務署への申請を進めております。本日は電子帳簿保存法スキャナ保存制度の活用について考察したいと思います。

進まない電子帳簿保存法の適用

さて、電子帳簿保存法の歴史を遡ると1998年に施行されていることがわかります。その後、ペーパレス化の促進を目的に、より使いやすく制度改正され続けてきております。しかしながら適用企業は思うように伸びていないのが現状です。スキャナ保存において2019年度末時点での累計承認件数は4041件となっており、年々増えてきてるとは言え、まだまだといった数字です。また一定程度の取下げが毎年発生(2019年は48件)していることも無視できないと言えるでしょう。

国税庁ホームページを参照

なぜ、採用が進まないのでしょうか。よく聞くのが以下の3点です。

  • 運用が困難
  • システムが準備できない
  • メリットを感じられない

なぜ運用ハードルが高いのか

もう少し解像度を上げていきましょう。

まず「運用が困難」について。まず電子帳簿保存法スキャナ保存制度(以下、「スキャナ保存」とします)の対象書類として領収書と請求書を取り上げたいと思います。これまで話題となってきたスキャナ保存は、ほとんどのケースが領収書を対象とするものです。領収書は経理以外の全ての従業員が対象となるため、それが電子化させると効果が非常に高いです。また、経費精算ソフト市場は古くからありスキャナ保存対応機能を備えたシステムがたくさん存在しています。このため、領収書のスキャナ保存は真っ先に検討の遡上に乗ります。ではなぜもっとスキャナ保存の適用が進まないのでしょうか?それは運用の煩雑さにあります。効果が大きい反面、たくさんの人に運用ルールを浸透させなければならないのです。受け取ってからスキャンするまでの日数や紙を実際に捨てるまでのオペレーションを設計し、それを確実に運用することが大変です。またその運用を維持し続ける必要があり、結局コストメリットがあまり出ないという結論になりがちです。2020年10月の改正でクレジットカード明細のあるものはレシートや領収書の保管は不要となりました。ただ、現状のカード明細の情報だけでは正確な経理処理は行えないのが現状です。更なる制度緩和・経費精算ソフトの進化・詳細の決済データの提供等によって問題が解決されることを期待したいです。

領収書?請求書?スキャナ保存との関係は

次に「システムが準備できない」という問題について。こちらは主に請求書のスキャナ保存に関する課題です。請求書と領収書(レシート含む)は似たようなものと思われがちですが、業務の観点からすると全く異なる処理が必要になります。ほとんどケースで請求書は会社払い経費、領収書は従業員が立替払いする経費として発生します。このため請求書は通常経理に集約され、経理がまとめて仕訳計上や振込処理を行います。このフローの違いはスキャナ保存の導入ハードルとリンクします。件数もフロー(経路)も少ない請求書の処理フローは領収書のスキャナ保存よりも圧倒的に「楽」なのです。ではなぜ請求書のスキャナ保存が進まなかったのか。それは受取請求書の処理ができ、かつスキャナ保存に対応するソフトが少なかったからです(請求発行ソフトはたくさんあります)。このため、請求書のスキャナ保存がしたい場合は自社でシステムを構築する必要があり、その結果適用が進まなかったと見られます。

紙運用から抜け出せない訳

最後に「メリットが感じられない」点について。今までは「紙保存<電子保存」という図式でした。電子保存にはソフト導入や運用変更が伴い、かつ運用後の維持費もかかると認識されてきました。形が変わっただけで紙もデータ(ファイル名を決めてフォルダに分けて保存など)も同じように管理してきたからです。これはこれまでのソフトが「保存」を対象にしてきたことによります。「保存」だけ効率化してもそれほど効果が出ません。しかし「保存」に加えて様々な経理処理を効率化できれば「紙保存>電子保存」という状態になります。sweeepではワンアクション(取込操作)で仕訳、振込、保管、さらにタイムスタンプの付与が行えます。スキャナ保存制度の承認を得ることで完全に紙を廃棄することが可能です。sweeep以外にも受取請求書の業務を効率化する製品は今後増えていくものと思われます。

電子帳簿保存法スキャナ保存の活用は進む

電子帳簿保存法の制度緩和や対応ソフトが充実してことでスキャナ保存の承認は激増すると考えています。当社としては、スキャナ保存に限らず全ての処理を効率化することで紙運用よりも圧倒的に楽なフローを実現して参ります。

sweeepを使って経理処理とスキャナ保存を同時に効率化されたい場合はこちらからご相談ください。

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