こんにちは。オートメーションラボ代表の村山です。今日は「自動化」がテーマです。皆さんの会社では自動化を進めていますか?DXがバズワードになりつつある昨今ですから自動化という言葉が出てこない日はないのではと思います。この記事では「自動化する際に注目すべき最大のポイント」について書きたいと思います。長年の自動化コンサルティングの経験から一般論とは異なる視点でお伝えできれば幸いです。

自動化すべき業務とは何か

業務というのは単一の塊では存在していません。一人が一つのシステムを使って完結する業務というのはなく、必ず前後の工程が存在していて複数人、複数部門、複数システムが介在するはずです。

業務はリレーに例えることができます。4人の走者が走りきって初めてゴールとなります。一人でも遅い人がいれば、それがボトルネックになりゴールタイムは遅くなってしまいます。ではリレーを速く走るにはどうしたら良いでしょうか?各走者がそれぞれ自分のタイムを縮めることでゴールタイムは更新されていくでしょう。それが今盛んに行われている自動化です。各走者のタイムを計測してフォームを改善するように対象の業務のボトルネックを探してシステム化やRPAなどによって自動化していきます。

リレーのタイムをあげる方法は他にもあります。それはバトンです。日本チームがオリンピックでの銀メダルを取れたのは、バトンパスをスムーズにすることでゴールタイムが劇的に改善できたからです。業務も同じです。小業務が終わったらメール、チャット、伝票、ワークフローなどのバトンを使って次の小業務へつないでいるはずです。このバトンがうまく行かないことで業務全体のゴールが遅延したという例はたくさんあるのではないでしょうか。

業務を早く終えるには「走力」と「バトン力」のどちらも重要です。ただ自動化でポイントなるのはほとんどの場合がこの「バトン力」です。バトンを制するものは自動化を制すると言っても過言ではありません。

実はバトンはたくさん存在している

例えば支払フローで考えてみましょう。現場部門から承認済みの支払伝票と請求書が経理に回ってきます。受け取った人が該当の担当者に渡して、利用目的、金額、承認者などが規程通りになっているかをチェックしシステムに登録するし担当者承認をして上長に回覧。上長はさらに紙とシステムで承認。その承認を受けて振込担当者が。。。という感じで業務が回っています。

この中にどれほどのバトンが存在しているでしょうか?現場から経理への回覧、担当者への配布、上長への回覧。。。全てバトンです。このバトンを効率的に回せればこの業務はかなり早くなります。(走力の方は支払伝票のチェック処理、勘定科目を判定して紙からシステムへ登録、押印などしかありません。)

バトン力をあげるには支払伝票をGoogle フォームなどに変えることです。WEBフォームを使えば申請した伝票情報や請求書がクラウドに保存されメールを飛ばすこともできます。フォームとワークフローシステムをzapierなどを使って連携させれば承認時のバトンも早く回ります。もちろんsweeepを使うことで非効率なバトンを一掃しても結構です(すみません、宣伝です)。

自動化する際はぜひバトンに注目してみてください。メールで右から左に転送している業務があれば、件名や送信元を条件に自動転送してみてください。今日お休みのメンバーをその日に全員に周知したければ、Slackのリマインダーなどを設定してみてください。どんな小さなバトンでも結構です。バトンを短くすれば必ず業務が早く快適になります。皆さんの自動化ライフが楽しいものであることを願っています。(この記事が良いなと感じたらぜひSNSなどでシェアしてください)

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