年間約827万人の購入者(※1)を誇るファッション通販サイト「ZOZOTOWN」の企画・運営を行っている株式会社ZOZO様。ZOZOグループの技術・デザイン・分析などの制作業務全般を担い、主にZOZOTOWN、WEARの開発・運用や新規技術の開発を行う株式会社ZOZOテクノロジーズ様。株式会社ZOZOの経理部で働く東條竜哲様にsweeepを導入した経緯やその効果などをお伺いしました。


■sweeep導入前に感じていた課題を教えて下さい。

導入前は請求書の形態や経路が多岐に渡っていた状態でした。紙の請求書が送られてくることがほとんどでしたが、メールで届くものもありましたし、当時使用していたシステムから請求データが届くこともありました。形態がバラバラなので管理が大変で、データで来てもわざわざ印刷して紙の状態にしてからキャビネットに保管していました。

一部をデータ化するだけだと、むしろ管理は煩雑になりミスや間違いの原因にもなるので、これでは意味がないな・・・と感じていました。ですので、とにかく「紙をなくそう」「債務周りをデジタルに一本化しよう」というのが当時最も実現したかったことでした。

■色んな経路から来る請求書を最終的には一箇所にデータ化して保管したい、ということだったんですね。sweeepの導入を決めたポイントは何だったのでしょう。

各社サービスを検討したのですが、sweeepに決めた一番の理由は「経理業務に特化しているユーザーインターフェース(UI)だった」というところです。デザインの良さに加えて、経理業務ならではの操作、すなわち請求書の取り込みから仕訳作成、支払いといったところですね。それがsweeep内で完結し、かつ分かりやすく操作できる。そういった経理業務のUIの面で、他社製と比較してsweeepは優れていました。

それから、コスト面にも魅力がありましたね。他社と比較して検討した結果、弊社のニーズとマッチしたサービス内容とコスト感だったので、導入することにしました。

株式会社ZOZO 経理部:東條様

■導入前の不安や導入時、導入後に困ったことはありましたか?

導入前はsweeepがリリース直後だったということもあり、まだ実績もなかったので正直不安がなかったわけではありませんが、その不安は結構早い段階で消えましたね。導入後のお問合せにも素早く対応して頂きましたし、ミーティングを重ねこちらの声を反映してもらえるので着実に使いやすくなっていっていると実感しています。

また、これは導入時の作業ですが、初めにグループ会社の株式会社ZOZOテクノロジーズで入れる際に大変だと感じたのは、マスターデータ設定と初期学習のあたり。その時は何度かやり取りさせてもらったと思います。でも一度やってしまえば慣れるので、次に株式会社ZOZOに導入した際にはスムーズにこなすことができました。今では、実際に使用している現場メンバーに聞いても使いやすいという反応ですし、サポートもスムーズなので、特に困っていることはありませんね。

■ありがとうございます。sweeep導入する前と後で、変わった点について具体的に教えて下さい!

はい、一番大きく変わったのは、締め日の大幅短縮が実現できたことです。それまで7営業日かかっていた業務が、3.5営業日へと短縮できました。締め日までのスケジュールとしては、請求書が届くのが月初2営業日、そこから社員が債務を計上していきます。計上後、管理職でチェックと承認を行い、3.5営業日までに会計システムに取り込んでいます。つまり、請求書が揃ってから1.5営業日で計上からチェックまで行っているということです。体制はsweeep導入前から変わっていません。ちなみに、届く請求書の枚数ボリュームも以前と変わっていません。なので、3.5営業日の短縮が実現できたということは、大幅な業務の効率化の結果だと思います。

支払業務においては、繁忙期が過ぎた月の中旬頃のタイミングで、口座チェックやFBデータの出力を行い支払日への準備を進めていきます。外部のBPOベンダーさんで1次、2次チェックまでしてもらい、最終的な口座情報のチェックと支払い業務は社員で行っています。請求書を受け取った後から支払いまで、この一連の流れがsweeepの機能でカバーされているので、まさに全機能フル活用して進めています。

■締め日の大幅短縮が実現できたということで、残業時間にも変化はあったのでしょうか?

残業も減りましたね。経理において残業が発生するのはほとんど月初の繁忙期です。特に債務計上というのはマンパワーのかかる作業ですので、sweeep導入と残業削減は密接に関係していると思います。

紙の請求書で進めていたときは、郵送で届くからタイムラグがありましたし、さらにそれを手で会計システムに入れる手間と時間も相当なものでした。今はもうメールで届いたら、sweeepに取り込んで金額を変えるだけで終わる。紙を無くしたことでの定量的な効果は間違いなく出ていますね。

■請求書の送付元である取引先には、どのように紙からデータへ移行してもらったのですか?

まず、紙で請求書を送ってきていた取引先には1社ずつ連絡をして次からデータで送ってもらうようお願いしていきました。新規で取引する企業においては初めからデータでのやり取りをお願いしています。紙とデータの比率ですと、今は紙の割合は3割に満たないぐらい。sweeepを導入する前は8割にも上っていたと思います。

どうしても電子化の対応が難しい取引先の方もいらっしゃいますが、デジタル化を進めているので今後は紙でのやり取りする割合は確実に減っていきますね。また、未だ残る3割の紙の請求書の対応ですが、atena(※2)を導入してかなり効率化できました。届いた郵便物はatenaでPDFデータに変換されるのでそれをsweeepに取り込むだけです。

■ペーパーレス化が進むにつれ、働き方にも変化が出てきていると思います。with/afterコロナのこの時代に、どのように仕事を進めていきたいですか?

コロナ以前は、管理部門、とりわけ経理部門においては、特に紙でのやり取りが多いのでリモートワークは不可能だろうと思っていました。しかしsweeep含めデジタル化を進めていたこともあってか、やってみたら意外と全員がリモートワークで仕事を進めることが出来ました。緊急事態宣言の間の3、4ヶ月間は基本的にリモートで業務を行い、年度末決算も遅延せずこなすことができました。リモートで決算が出来たという実績は、もう、これはかなり大きな自信となりましたね。

左:株式会社ZOZO 経理部 東條様  右:オートメーションラボ株式会社 村山

■今後sweeepに期待することがあれば教えて下さい!

一番は電子帳簿保存法への対応です。これに対応して頂ければ一番ありがたいです!完全に紙をなくすとなるとやはり電帳法対応までいかないといけないかなと思っています。

次に期待しているのは、ストレージとしての機能です。sweeepを通さずに届く請求書に関しては共有フォルダに保管しているのですが、そういうのもsweeepで保管できればいいですよね。

最近、Slack(※3)との連携も開始してますます便利になっていますし、色々機能が追加されてきてるので、他には気になるところはないかなという気がします。

■頂いたご要望については現在各種機能開発中(※4)ですので、またご案内できると思います!それでは、最後にsweeep導入を検討している方に向けて一言あればお願いします。

sweeep導入によって、チームの業務効率がアップしました。今後もうまく活用していきたいと思います!

導入効果まとめ

  • 月次締め3.5日短縮
  • 債務計上フローの標準化・一元化
  • 業務のペーパーレス化
  • リモート業務の推進

  • Company Profile:

    株式会社ZOZO

    所在地 / 〒261-7116千葉県千葉市美浜区中瀬2-6-1 WBGマリブウエスト15F

    https://corp.zozo.com/

    株式会社ZOZOテクノロジーズ

    〒150-0001 東京都渋谷区神宮前5丁目52-2 青山オーバルビル 3F

    https://tech.zozo.com/


    ※1:株式会社ZOZO様コーポレートページより引用

    ※2:株式会社N-Technologiesの郵便クラウドサービス。2020年7月にsweeepとAPI連携済。

    ※3:世界で85000社・1日1200万人が利用するビジネスチャットツール。Slack/sweeep連携機能が2020年5月にリリース。

    ※4:2020年11月30日に電子帳簿保存法スキャナ保存に対応完了。

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