RPAと組み合わせて手入力を限りなくゼロに。独自の手法で超効率化し、新しい「はたらく」未来を描きだす。

パーソルキャリア株式会社様は、「人々に『はたらく』を自分のものにする力を」をミッションに、転職サービス「doda」をはじめとした、さまざまな人材サービスを提供されています。創業30年以上のノウハウと4,540名の従業員数(2021年1月末時点)という強固な事業基盤を持ち、今後も大幅な事業の成長が見込まれています。

新しい「はたらく」を創造し続けている同社にとって、sweeepの導入でどのような「はたらく」変化が起きたのか、テクノロジー本部の北島 寛康様と日髙 愛美様にsweeep株式会社代表の村山がお話をお伺いしました。

■ サマリー

<背景・課題・狙い>
・RPAで効率化を進めていたが、書類の読み取りが行えないため限界があった
・RPAとの親和性が高く、高機能で安価なAI-OCRを必要としていた
・全社で共通して運用するため、汎用的なフローでの展開が重要であった

<sweeep導入効果>
・RPAとsweeepの組み合わせで人手のかかる作業が3分の1に減り、業務時間が半分以上削減された
・手作業がほとんどなくなったため、ミスが起きる可能性が激減した
・支払い申請の締め切りまでに余裕を持って取り組むことができるようになった

目指すのはすべての「はたらく」が笑顔につながる社会

北島 寛康様

村山 まずは御社の事業内容について教えて下さい。

北島様 弊社は総合人材サービスを提供するパーソルグループのうちの一社として、人材紹介サービス、転職求人メディアの運営、転職・就職支援、採用・経営支援サービスの提供をしています。転職サービス「doda」は業界屈指の登録者数を誇り、人材紹介や求人サイト、転職フェアなどを通じて個人の転職と企業の採用をサポートしています。

パーソルグループのビジョンは、「はたらいて、笑おう。」です。組織を取り巻く環境の変化や個人の志向の多様化は年々進んでいます。こうした変化を的確にとらえ、すべての「はたらく」が笑顔につながる社会を目指し、さまざまな取り組みを行っています。

そのひとつが新しいテクノロジーの採用ですね。新型コロナウイルスの感染拡大でテレワークやオンラインでのやり取りが増え「はたらく」形が急速に変わり始めました。これまで以上に個人は新しい価値観で「はたらく」を選ぶようになるでしょう。社外向けだけではなく社内でも積極的に新しい技術を取り入れることにより、個人の価値観やライフステージに合う選択肢を増やしていきたいと考えています。

村山 弊社のビジョンは「働くを楽しく」なので、御社の考えには大変共感します。テクノロジーによって個人の働き方が柔軟となり、楽しく笑顔で働ける社会が可能となりましたね。

RPAとOCRの経験者だからこそわかる、sweeepの読取精度の高さ

村山 では、sweeepを導入する前に抱えていた課題を教えていただけますか。

北島様 弊社では以前からRPA(Robotic Process Automation)を使い業務の効率化に取り組んでいました。RPA推進グループ主導のもと、部署を横断するあらゆる業務の定形作業の自動化や効率化を進めています。システム間の処理などRPA化できる作業はほぼ完了し、業務時間の削減という点では大きな成果が出ています

しかし、RPAの機能だけで進められないのが書類をデータ化して処理をしていく作業の部分です。ここは書類を読み取るOCR(Optical Character Recognition/Reader)と判断を行うAIの機能がないと、データ化を行うことができず処理を効率化させることができません。

そのため契約書や請求書といった、紙の読み取りが必要な業務だけはRPAの対象外でした。会社全体でさらに効率化を推し進めるには、弊社が運用しているRPAと連携できる、AI-OCRの機能を持つツールを採用することが必須でした。

村山 AI-OCRという機能を前提条件として、ツールを探し始めたんですね。選定はどのように行ったのでしょうか。

北島様 選定の基準は3つ設けていました。1つ目は、ウェブクラウドであるかどうかということ。RPAを使用するため、ウェブベースかどうかは最低限クリアしなければならないハードルでした。

2つ目は、読取精度の高さです。通常請求書のフォーマットはバラバラなので、帳票定義をしなくても高い精度で読み取れるかは製品の品質を最も左右する重要なポイントでした。各社の個別セミナーに参加し、実際に使用している請求書を読み取ってもらうなど、かなり慎重に精査しました。読み取りの精度には各社バラツキがあることがわかり、この時点でsweeepを含め2社の製品に絞り込みました

3つ目はコストです。AI-OCRの機能を持つと高額になりがちなので、ここも大事なポイントでした。sweeepは高精度でありながら、価格は予算に収まる範囲でした。私自身、RPAは前職から携わってため比較的この業界のことは知っていたのですが、ここまで高精度な製品が比較的リーズナブルに購入できるとは予想していませんでした。

日髙様 実は私も前職でOCRの導入経験がありますが、当時の製品は座標の指定やキーワードマッチングが必要で、利用できるまで時間がかかっていました。sweeepは定義せずに即読み取りできるので、これならスムーズに導入が進むだろうと思いました。

日髙 愛美様

村山 ありがとうございます。RPA業界のご経験が長くOCRにも見識があるお二人にsweeepを選んで頂きいつにも増して嬉しいです!OCRの技術はここ数年で飛躍的に進歩しています。では、sweeep導入の際に困ったことや大変だったことはありましたか?

北島様 初めて読み取る請求書の場合、社印が会社名に重なるなどの理由でOCRがうまく機能しないことがありました。正しく読み取れなかった場合は、社名を修正して学習させることで次回の読み取りが可能になりますが、請求書がないことにはこの作業ができません。毎月受け取る請求書ばかりではないので、全ての請求書の登録が完了するまでは3ヶ月程度かかりました。

村山 貴重なご意見ありがとうございます。初期の登録作業についてはさらに負担を減らせるよう継続的に改善を続けていきます。今後のアップデートの状況をまたご案内させてください。

業務時間は従来と比べ50%以上削減!RPAとの組み合わせで、手作業を限りなくゼロに。

村山 RPAと組み合わせてsweeepをお使いですよね。どのようなフローなのか詳しく教えて頂けますか?

北島様 社員数が多いため経理部とは別に請求書処理を行うチームがいます。まずは、そのチームが請求書を受け取りスキャンをして特定のフォルダに保存します。この後はRPAの出番です。事前に組んだスケジュールに沿って、RPAが請求書をsweeepにアップロードし、結果をCSVに出力して、請求管理表と突き合わせて正誤のチェックまで自動で行います。

自動チェック後、担当チームが人の目による最終チェックを行います。問題なければ、再度RPAが支払い申請を行います。今までは1次チェック、最終チェック、支払い申請まで、全ての作業を人が行っていましたが、RPAとsweeepを組み合わせることで人手がかかるのは請求書のスキャンと最終チェックのみになりました。

村山 独自の工夫で、省力化を見事に達成していますね。大幅に業務効率化できたのではないでしょうか?

北島様 はい。業務時間は以前と比べて半分以下になりました。2回あったチェック作業は1回になり、人による支払い申請はゼロになったので、そこにかかっていた時間が大幅に減りました。

弊社基本的に全ての請求書に対して支払い申請を行うルールがあり、経理部が作業を開始するのは申請受付後になります。申請が遅れてしまうと経理業務まで影響するので、担当チームの作業効率化により、決算のスケジュールにもよい影響でています。

村山 RPAと組み合わせることで、大きな相乗効果を得られていますね!逆に、RPAを使用しているからこその懸念点はありますか?

北島様 sweeepのUI(ユーザーインターフェース)が変わるとRPAの調整が必要なケースもあります。そのため、リリース情報を受け取る度にエンジニアに伝えて、影響の範囲を確認するようにしています。

村山 確かにそうですよね。特にsweeepの改善のサイクルは早いので、小さい変更はかなりの頻度で発生してしまいます。それを解決する最善策は、RPAとsweeepの連携をAPIで行うように変更することです。そうすればUIが変わっても影響がないですし、動作も安定してスピードも速くなります。どんなご質問もお受けいたしますので、ぜひご検討いただければと思います。

これからは会社全体へとsweeepを広げ、最大限の効果を狙う。未来の「はたらく」はすぐそこに。

村山 現状は特定の部署でのみsweeepを運用されていますが、今後はどのように会社全体に広げていく計画でしょうか。

日髙様 まずは請求書の処理数が多いチームで運用し、請求書の標準的な処理方法や、それに応じたsweeepの活用方法など汎用的なフローを固める必要があります。

今は、このフローを固めている段階ですね。そのフローを固め、段階的に全社へ少ない工数で広げられるような形に持っていきたいですね。

村山 会社全体で効率化を達成できれば、働き方にも大きな変化が期待できますね。それでは、今後sweeepに対して期待していることはありますか?

北島様 請求明細も読み取りができると、より業務の効率化につながると思っています。最終チェックでは明細と請求管理表の突き合わせをして確認していますが、現状のsweeepでは明細が読み取れないため人が時間をかけて確認しています。

村山 請求書だけでなく明細も読み取れたほうがいいというご要望ですね。

請求書の明細は発行する会社によってレイアウトが一定ではないので、読み取りの定義が難しいのが実状です。すでにある程度の読み取りには成功しているものの、当社がお客様に価値を提供するために独自で規定している「精度基準」をクリアしていないためリリースを控えております。精度が向上した際にはすぐにお使い頂けるので、ご期待ください!

現在、御社では主に人がやっている業務をそのまま自動化するようなアプローチをとられていますが、他の視点からも受取請求書周りの業務は改善可能です。

例えば請求書を取引先や現場部門から回収する業務です。sweeepでは取引先に請求書の回収専用URLを発行して、直接sweeepにアップロードをしてもらうことができます。そうすれば郵送のタイムラグもなくせますし、請求書のチームが行っているスキャンの手間もなくせます。さらに、RPAでのアップロード部分も不要になりますね。このフローに変更すれば、もしかしたら支払い申請の締め切りも短縮化でき、決算早期化にも繋がるのではと思います。

北島様 それは新しい観点ですね!sweeepの機能を改めて見直したら、現状のフローにも適用できる機能が多いかもしれません。根本的な解決に結びつきそうですね。また詳しく聞かせてください。

村山 もちろんです。この度はありがとうございました!

導入効果まとめ

Company Profile

パーソルキャリア株式会社
東京都千代田区丸の内2-4-1 丸の内ビルディング27F

https://www.persol-career.co.jp/

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