請求書処理の効率化で5営業日の短縮。面倒な回収作業から解放され、経理の負担が大幅に軽減。

「保険業界をアップデートする。」をミッションに掲げ、保険営業のためのクラウド型顧客・契約管理サービス「hokan®」(読み:ホカン)の提供やInsurTechの情報サイトなどを運営する株式会社hokan様。今回は、経理や総務などのバックオフィス責任者である安田ともこ様にsweeepを導入した経緯や効果、これからsweeepに期待することをお伺いしました。

■ サマリー

<背景・課題・狙い>

  • 手間がかかりミスの可能性も高い、手入力の作業をなくしたかった
  • 請求書が来るかどうかもわからず、回収に時間がかかっていた
  • フローを整備し会計システムとの連携をスムーズにしたかった

<sweeep導入効果>

  • 手入力がなくなり効率化されたことで、最長9,10営業日かかっていた月次決算が、4営業日へと大幅に短縮された
  • 回収メニューを使用することで、回収状況を一覧で把握でき、請求書の受け取りが迅速化された
  • 一連のフローを整備したことで、経理が主導権を持って状況をコントロールできるようになった
  • freeeなどの会計システムとの連携がスムーズに行われたことで、請求書処理以外の業務をこなす時間ができ、経営報告資料の作成にも効果を発揮した

スタートアップのバックオフィス界で有名な安田さんですが、まずは経歴から教えて下さい。


株式会社hokanには、2018年に経理・総務・広報などを束ねるバックオフィスの責任者として入社しました。会社設立からほどなく1年という時期で、社員数は私含めて5名でした。保険業界出身者であり、前職のスタートアップ企業でバックオフィスの立ち上げを経験したということで、お声掛けを頂いたことが入社のきっかけです。

当時リリース直前であった自社プロダクト「hokan®」の売上の立て方や課金の仕方など、営業や開発側とともに組み立てていきました。プロダクトの成長のためにも、経理含めバックオフィス全体の工数が増えない仕組みを構築する必要があるからです。その甲斐あってか、リリース後の契約数の増加にも対応でき、会社の成長に応じた体制づくりを敷くことが出来ました。

とはいえ私自身、スタートアップの経理をする前はバックオフィスどころか経理業務に詳しいというわけではありませんでした。前職では、未経験の上に1人目バックオフィスとしてパートで入社したので、業務手順を聞こうにも誰に聞いたらいいのかわからない状態からスタートしました。特にスタートアップですと、カバーすべき業務範囲は大きく、一部の経理業務だけ覚えればいいといわけではありません。あまり情報がない中、四苦八苦してなんとか経理の業務を覚えてきました。

sweeepを知ったきっかけを教えてください。また最初sweeepのデモをご覧になったときの印象はいかがでしたか?

普段の業務をやりながらSBO勉強会(※1)という活動をしています。SBOとはスタートアップバックオフィスの頭文字をとったもので自分と同じ境遇の人が情報共有できる場として立ち上げたコミュニティです。この勉強会のイベントとしてsweeepのデモを見たのが最初です。

デモを見て「あ、これはすごくいい!」と思いました。それまで受取請求書の処理にツールは導入していなかったので、全部手入力で作業を行っていました。請求書を見ながら、仕訳を手入力して、支払いデータを手入力して・・・。手間ですし、人の手を介すことでミスがおきる可能性があるので余計に神経を使いました。この手入力をいかに減らすのか、長いこと課題でした。

でも、sweeepを導入すれば、手入力がなくなるだけでなく、請求書の受け取りと同時に仕訳も振込データもできているので、最終チェックから始められます。これは驚きでした。

sweeepの導入をして、具体的な効果はありましたか?

大幅な締め日の短縮ですね。導入後の現在は、4営業日で締めることができるようになりました。これまでは5営業日を目標としながらも、請求書の回収に手間取り督促を行うなどしていたため、最終的には9,10営業日で締めることもありました。オンラインで3営業日までには回収できるようになり仕訳や振込の手入力がなくなったことで、圧倒的に作業が効率化されましたね。

また多くの作業が自動化され次の作業へと早く移ることができるようになったので、5営業日目には部門別集計を終えて経営報告資料まで作ることができました。

体制としては2名体制で変わっていませんが、工数が減ったことで締め以外の業務へと時間を割くことができるようになったのは嬉しい限りです。

スタートアップで4営業日に締めることができるのはかなり早いですよね。効果的に使うための、御社ならではの工夫はあるのでしょうか?

sweeepを導入するタイミングで請求書処理のオペレーションを見直しました。ポイントは、請求書の発生有無の確認を月末のうちに終わらせておくことと、請求書回収を3営業日以内で完了させることです。この2点を早く正確に終わらせるようにフローに組み込みました。

具体的な方法としては、まずsweeepの回収状況一覧機能を使い、月末のうちに取引の発生有無を社内の各部門責任者に確認を済ませます。次に、取引がある場合は請求書の回収が必要になるので、毎月第1営業日に取引先に「先月もお力添えいただきありがとうございました。請求書をお待ちしています」とsweeepからメールを送ります。

事前に請求書を送っていただきたいメールアドレスからご連絡することで、これまで紙で受け取っていた請求書も、3営業日にはsweeep上で取引先別、月毎に回収できるようになりました。請求書の内容を確認し承認することで会計システムに自動連携されるので、そのタイミングで仕訳までが完了します。請求書が届くのか回収不要なのか、社内にも取引先にも度々確認をしなければならない手間をなくすことができました。

助かったのは、sweeepへの切り替えが早く終わったことです。導入して1ヶ月目は操作に慣れず慌てることもありましたが、2ヶ月目は従来のやり方と検証しながら使うことができ、3ヶ月目には完全移行して問題なく作業が進みました。新しいシステムを入れることでの社内の反応が心配でしたが、使いやすいという声とともに、承認作業も早く済んでいる様子からうまくまわっていることがわかり、安心しました。

また、会計システムで利用しているfreeeとの相性が良いのも大きなメリットですね。4営業日に経営報告資料まで作成できたのは、freeeとsweeepの連携がうまく行ったというのが大きいかと思います。

使いこなしていらっしゃいますね!sweeepの中で、特にここが良いという点はありますか?

 
機能としてはやはり一覧画面ですね。ひとつの画面で過去推移、部門別など俯瞰して状況を見ることができることは効率化に役立っています。画面から画面への移動が多いとそれだけで時間を使ってしまいますが、sweeepではタイムリーに把握できます。

もう一つはサポート体制です。新機能や改善の要望を伝えるとすぐに反映されるスピード柔軟な姿勢は大変ありがたいです。実はsweeepのリリースのお知らせは必ず目を通すんです!新機能紹介で「あ、私がこの前欲しいと言ったことが反映されてる」とわかるので、毎回楽しみにしています。ユーザーのリクエストによってsweeepがどんどんプロダクトとして成熟していく過程を見ているのは、使っている側としてもワクワクします。

ありがとうございます!私も含めて営業・カスタマーサクセス・サポートの全てのメンバーがお客様からの声を毎週の開発会議に挙げてます。そして会議で優先順位や要件をプロダクトに反映するようにしています。では、sweeepに改善や追加してほしい機能はございますか?

請求書が発生する前の、上流の工程にもsweeepが対応してほしいと思っています。経理以外の現場の部門にも対応し、発注稟議もsweeepで行えるようになれば最高ですね。

これから会社が大きくなるにつれ部門が増えていくことが予想されるのですが、部門ごとに取引先と契約する機会が増えてくると、請求書が発生するのかどうか事前にキャッチアップするのが難しくなるんです。そのため、新規取引を行う場合にはsweeepで経理部に申請をして承認作業ができ、さらに欲を言えば電子契約と連携されたら理想ですね。

これは、請求書が来る来ないの問題だけでなく、この処理を入れることで各部門、各担当者が契約までの正しいプロセスを踏んでいるのかチェックすることもできるからです。

すでに開発に着手しておりますので少しだけお待ちください!最後に、sweeepに期待することがあれば教えて下さい。


sweeepのボタン1つで完結できるような仕組みを期待しています。
sweeepが多くの仕事のコミュニケーションのハブとなってもらい、Slackやメールで行っている取引先や社内との確認作業をなくしてほしいです。あらゆるやり取りをsweeepを核としてシームレスにできるといいですよね。これからも楽しみにしています!

導入効果まとめ

※1  SBO勉強会グループ:「スタートアップバックオフィスから日本を元気に!」を目的として設立されたFacebookコミュニティ。発足後2年で、会員数300人を超える。
twitter:https://twitter.com/sbo_tomoko
Facebook:https://www.facebook.com/groups/SBO.jp/

Company Profile

株式会社hokan

東京都千代田区大手町一丁目6番1号大手町ビル4階 FINOLAB

https://www.corp.hkn.jp/

  

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